sistem penyimpanan arsip dengan sistem tanggal

Definisi Dan Prosedur Sistem Penyimpanan Arsip dengan Sistem Tanggal

Sistem Penyimpanan Arsip dengan Sistem Tanggal – Tahukah kamu? Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem Abjad, sistem tanggal, sistem subyek, sistem wilayah dan sistem nomer. Pengertian penyimpanan arsip dengan sistem tanggal Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan atau tahun.

Sistem ini paling sederhana dan praktis sehingga cocok diterapkan kepada perusahaan kecil yang belum kompleks. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari.

Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar, salah satunya adalah sistem penyimpanan arsip dengan sistem tanggal. Bagaimana sih sistem penyimpanan arsip dengan sistem tanggal itu? Yuk simak dibawah ini penjelasannya.

Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Tanggal (Chronological Filling System)

sistem penyimpanan arsip dengan sistem tanggal

Merancang Klasifikasi Tanggal

1. Tahun ditetapkan sebagai judul laci.

2. Bulan ditetapkan sebagai judul guide.

3. Hari ditetapkan sebagai judul folder.

Contoh :

Surat yang bertangggal 5 maret 2015 di indeks sebagai berikut :

2015   = unit 1 sebagai kode laci

Maret = unit 2 sebagai kode guide

5        = unit 3 sebagai kode folder

Prosedur Penyimpanan Arsip

Peralatan yang di dipersiapkan :

1. Filling cabinet

2. Guide

3. Folder

4. Label

5. Rak penyortir

6. Kartu indeks

7.  Laci kartu indeks

8. Out sheet(pengganti arsip yang dipinjam)

Cara menyusun perlengkapan

Langkah-langkah penyimpanan arsip( Penampungan, penelitian, pengindeksan, pengkodean, penyortiran, penyimpanan)

Kelebihan Sistem Tanggal

1. Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.

2. Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi.

Kekurangan Sistem Kronologis atau Tanggal

1. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip

2. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan

3. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.

4. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.

Jenis-Jenis Peralatan Dan Perlengkapan Dalam Sistem Tanggal

sistem penyimpanan arsip dengan sistem tanggal

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut:

1). Filing Cabinet

Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

2). Guide

Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

3). Hanging Folder

Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.

4). Kartu Indeks

Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal.

Itulah sistem penyimpanan arsip dengan sistem tanggal yang bisa Anda coba untuk dokumen penting yang Anda punya.

Agar dokumen penting seperti ijazah, kartu keluarga, surat tanah, selain diberlakukan sistem penyimpanan arsip dengan sistem tanggal Anda juga bisa menggunakan brankas sebagai pilihan lain.